Seit August 2008 besteht die Möglichkeit Erstattungs-Anfragen mittels einer Refund Application direkt über BSP-link an Revenue Commission Control zu schicken, wenn eine Erstattung über das eigene GDS nicht möglich ist, z.B. für:
· Tickets die nicht mehr in der GDS-Database darstellbar sind (Coupons älter als 12 Monate nach letztem Reisedatum)
· Verlorene Tickets (Papier-Tickets die vor dem 31. Mai 2008 ausgestellt wurden. Original FOI erforderlich).
· Downgrades (Original Bordkarte erforderlich)
· BSP Reporting Errors:
- Void Tickets die abgerechnet wurden
- Kreditkartenzahlung, die als Cash aufläuft.
· VMPD (Virtual Multi Purpose Document)
(Bitte beachten Sie: Um den neuen Service über BSP voll nutzen zu können brauchen Sie den ENHANCED Level.)
Das Prozedere im ENHANCED Level ist wie folgt:
Loggen Sie sich im BSP unter Access BSP-link mittels Iata-Nummer und Passwort ein. Klicken Sie im linken oberen Menü auf REFUND APPLICATION, dann im Untermenü auf RA ISSUE. Es erscheint die Refund Application Maske auf der bereits automatisch auf der rechten Seite Ihre Stammdaten (Iata-Nummer/Adresse) zu sehen sind. Geben Sie zunächst links oben, neben dem Feld “TO“ BA oder 125 ein. Danach füllen Sie bitte folgende Felder aus:
Passanger name (wie auf Ticket z.B. Mueller/Erwin Mr)
Documents For Refund :unter “Airline“ sollte 125 stehen, den Rest der Ticketnummer (10-stellig) bitte unter “Form and Serial No.“ eintragen, ggf Conjunction Tickets darunter neben “CNJ“.
Original Issue Details (falls Ticket nicht original issue).
Form Of Payment: je nach original FOP klicken Sie entweder “Cash” oder “CC” an (wenn FOP CC ist geben Sie die entsprechenden Daten rechts unter “Card Type“ und “Credit Card Number“ ein).
Reason for Refund in diesem Feld sollte kurz erklärt werden warum Sie die Erstattung nicht selber durchführen können. (Bei Bedarf können auch – wie bei einer E-mail – Infos an die Refund Application “attached“ werden).
Um die Refund Application an RCC zu schicken klicken Sie bitte ganz unten auf “ISSUE“. Daraufhin erscheint die neu kreierte RA-Nummer (z.B. 520001234). (Wenn Sie diese anklicken, können Sie sich das Dokument erneut darstellen und z.B drucken). Die von Ihnen erstellte RA läuft sofort automatisch mit Status „PENDING“ bei RCC auf.
Unter der Funktion RA QUERY können Sie sich Ihre Refund Application jederzeit darstellen indem Sie die entsprechende RA-Nummer (z.B. 520001234) eingeben und sich über den Stand der Bearbeitung informieren, d.h.über den Status Ihrer Refund Application (siehe unten):
Status: “PENDING” = Refund Application wurde noch nicht von RCC bearbeitet
“UNDER INVESTIGATION“ = zur weiteren Bearbeitung fehlen noch Infos oder Dokumente (Refund Application enthält entsprechenden Vermerk von RCC)
“AUTHORISED“ = Mit der Authorisierung der Refund Application wird das entsprechende Ticket automatisch erstattet. Ist FOP CC, dann erfolgt die Erstattung direkt auf die Kreditkarte.
“REJECTED“ = Erstattungsantrag wurde abgelehnt. Entsprechende Begründung wird von RCC auf der Refund Application vermerkt.
Prozedere im BASIC-Level:
Auch im BASIC-Level können Refund Applications erstellt und geschickt werden, die auch von RCC bearbeitet werden.
ABER: Im BASIC-Level haben Sie nur unmittelbar nach Erstellung die Möglichkeit sich die Refund Application durch anklicken der RA-Nummer darzustellen (und z.B. auszudrucken). Danach gibt es keine Möglichkeit mehr sich die Refund Application aufzurufen, da die Funktion RA QUERY nur im Enhanced Level verfügbar ist. Ggf. wenden Sie sich bitte telefonisch an RCC um sich über den Stand der Bearbeitung zu informieren.
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